Để có thể đặt chân tới xứ sở “hoa anh đào” đi du học bạn cần hoàn thành hồ sơ, thủ tục du học Nhật Bản. Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, chính xác và thống nhất. Vậy hồ sơ du học Nhật Bản bao gồm những gì? Cùng du học Toàn Tâm hướng dẫn qua bài chia sẻ ngay dưới đây nhé!
1. Hồ sơ du học là gì?
Hiểu đơn giản, hồ sơ du học là tập hợp các giấy tờ và thủ tục mà một sinh viên quốc tế cần chuẩn bị và nộp đến các trường đại học hoặc tổ chức du học tại một quốc gia nước ngoài để xin nhận sự chấp nhận vào chương trình học tập.
Hồ sơ này thường bao gồm các tài liệu như đơn xin học bổng, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, thư giới thiệu và bài luận về lý do muốn du học tại quốc gia đó. Các thông tin cần phải chính xác, minh bạch và thống nhất. Đây là điều kiện quan trọng mà học sinh cần chú ý khi làm hồ sơ đi du học Nhật
2. Hồ sơ du học Nhật Bản bao gồm những gì?
Để chuẩn bị cho chuyến du học Nhật Bản của mình, trước hết bạn cần hoàn thành đầy đủ các hồ sơ, thủ tục. Dưới đây là một số giấy tờ bạn cần chuẩn bị :
Giấy khai sinh bản sao
Giấy khai sinh hay trích lục khai sinh được UBND xã/phường nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú cấp. Lưu ý mọi thông tin trên giấy khai sinh bản sao phải được ghi chính xác các thông tin như ngày tháng năm sinh,họ tên bố mẹ, nơi ở, nghề nghiệp, địa chỉ thường trú. Cần 03 bản trích lục khai sinh khi làm hồ sơ du học Nhật.
Sổ hộ khẩu
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản,yêu cầu 03 bản photo công chứng sổ hộ khẩu. Tuy nhiên, đối với những gia đình có sổ hộ khẩu quá cũ và chứa nhiều thế hệ thành viên, việc tiến hành thủ tục tách khẩu để làm sổ hộ khẩu mới là điều cần thiết.
Trong quá trình tách khẩu, sổ hộ khẩu mới chỉ nên bao gồm thông tin của bố mẹ, học sinh và anh chị em ruột của học sinh, để có thể tối ưu hóa quá trình xác nhận thông tin trong hồ sơ du học. Thông tin trong sổ hộ khẩu mới cần phải đảm bảo có đầy đủ số sổ hộ khẩu, số hồ sơ sổ hộ khẩu, số đăng ký thường trú, và tờ số mấy. Tất cả các trang trong sổ hộ khẩu cần được điền đầy đủ thông tin về tất cả các thành viên trong gia đình theo mẫu, không được bỏ trống bất kỳ thông tin nào.
Ngoài ra, sổ hộ khẩu cần phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ đăng ký, chữ ký và dấu xác nhận của công an xã/phường, cùng với dấu giáp lai xuất hiện giữa các trang của sổ hộ khẩu. Điều này đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của thông tin trong sổ hộ khẩu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác nhận thông tin trong hồ sơ du học.
Căn cước công dân / chứng minh nhân dân
Khi làm hồ sơ cần nộp 03 bản căn cước công dân ( CCCD ) / chứng minh nhân dân (CMND ) photo công chứng của cả bố mẹ và sinh viên. Thông tin trên CCCD/CMND phải có đầy đủ số CMND, đang còn nhìn rõ, họ tên đầy đủ, ngày tháng năm sinh, nguyên quán, nơi đăng kí thường trú, đặc điểm nhận dạng, ngày cấp ( không được quá 15 năm tính đến thời điểm làm hồ sơ ).
Sơ yếu lý lịch
Thường là sẽ làm theo form mẫu của trường đại học bên Nhật. Sơ yếu lý lịch, còn được gọi là CV , mô tả chi tiết về quá trình học vấn, kinh nghiệm làm việc và các thành tựu cá nhân của sinh viên. Mẫu form bạn điền gồm 2 thứ tiếng là Nhật và Anh, nếu bạn chưa thành thạo tiếng Nhật thì có thể viết theo form tiếng Anh. Lưu ý rằng mọi thông tin bạn khai trong sơ yếu lý lịch đều phải khớp với mọi giấy tờ trong hồ sơ du học Nhật.
Ảnh thẻ
Cũng như các giấy tờ khác, khi làm hồ sơ du học Nhật bạn cần có ảnh thẻ để phía nhà trường và Cục quản lý xuất nhập cảnh nhận diện và xác thực. Yêu cầu ảnh thẻ nên là ảnh chân dung rõ ràng, góc chụp chính diện, mặc áo trắng, đầu tóc gọn gàng. Yêu cầu ảnh gồm ảnh 3x4 ( 20 chiếc ), 4x6 (10 chiếc ) và 4.5x4.5 ( 02 chiếc ). Bạn nên in nhiều ảnh hơn số lượng yêu cầu để phòng khi có gặp sự cố sẽ có ảnh dự trữ.
Giấy chứng nhận tốt nghiệp
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản, việc nộp bằng tốt nghiệp phụ thuộc vào trình độ học vấn của sinh viên. Đối với sinh viên học hết cấp 3, chỉ cần nộp bằng tốt nghiệp THPT. Còn đối với sinh viên tốt nghiệp từ các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học, việc nộp bằng tốt nghiệp theo bậc học cao nhất mà sinh viên đã đạt được là bắt buộc.
Nếu sinh viên vừa mới tốt nghiệp và chưa nhận được bằng tốt nghiệp chính thức, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời có thể được nộp để thay thế. Bằng tốt nghiệp đảm bảo có đầy đủ dấu, chữ ký, và các thông tin được trình bày rõ ràng, chính xác trên bản sao. Đồng thời, không được phép tẩy xóa hoặc chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào trên này. Đối với giấy chứng nhận tạm thời, cần ghi đủ số giấy chứng nhận, có chữ ký của học sinh, chữ ký của hiệu trưởng và dấu của nhà trường.
Việc tuân thủ các yêu cầu này không chỉ giúp bảo đảm tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ, mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho sinh viên trong quá trình xét duyệt và đánh giá của nhà trường tại Nhật Bản.
Bảng điểm, học bạ
Sinh viên tốt nghiệp THPT thì cần nộp học bạ, đối với trình độ trung cấp trở lên thì yêu cầu nộp bảng điểm. Học bạ trang bìa cần có dấu tròn của nhà trường hoặc Sở GD&DT tỉnh bạn học theo học. Tất cả các trang đều ghi đầy đủ thông tin họ tên, lớp, khối theo học, chữ ký của giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn. Bảng điểm 3 năm học phải có chữ ký xác thực của nhà trường. Mỗi năm học đều có nhận xét của giáo viên chủ nhiệm và ký xác thực với ban giám hiệu và có dấu giáp lai. Trong trường hợp sửa xóa thì cần xin nhà trường đóng dấu phần bị sửa.
Chứng chỉ tiếng Nhật
Trước khi làm hồ sơ du học Nhật Bản, bạn cần có chứng chỉ tiếng Nhật của các trung tâm Nhật ngữ, tối thiểu trình độ N5 trở lên. Trong trường hợp mà bạn chưa kịp có chứng chỉ kịp nộp hồ sơ thì có thể xin nộp bản giấy báo dự thi photo trước, sau đó sẽ nộp bổ sung chứng chỉ sau.
Đơn xin nhập học
Trong đơn xin nhập học để làm hồ sơ du học Nhật, bạn phải cung cấp thông tin như tên, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, thông tin liên lạc và thông tin về trình độ học vấn. Ngoài ra, đơn này cũng yêu cầu sinh viên chọn chương trình học mong muốn tham gia, có thể là chương trình đại học, thạc sĩ hoặc tiến sĩ.
Đơn sẽ xin theo form của trường đại học cung cấp, cũng là nơi giải thích lý do tại sao sinh viên muốn theo học tại trường đó và tại sao họ chọn ngành học này. Trong phần này,bạn có thể mô tả về mục tiêu nghề nghiệp, sở thích cá nhân, hoặc những kế hoạch tương lai mà bạn hy vọng đạt được thông qua việc du học tại Nhật Bản.
Đơn xin nhập học thường là cơ hội để sinh viên thể hiện cá tính và khả năng giao tiếp của mình. Do đó, việc viết đơn cần phải cẩn thận và chính xác, tránh sai sót ngữ pháp để thể hiện sự nghiêm túc của mình đối với việc học tập và sự nghiệp tương lai.
Chứng minh nghề nghiệp và mức thu nhập của người bảo lãnh
- Người bảo lãnh làm nông nghiệp tại địa phương
- Bạn cần nộp 01 bản xác nhận công việc là gì, làm từ khi nào đến khi nào.
- 01 bản xác thực thu nhập trong 03 năm gần nhất. Cụ thể là mỗi năm thu nhập được bao nhiêu tiền ( thông thường sẽ yêu cầu khoảng 400-500 triệu/ năm )
- 01 bản xác nhận được miễn thuế và 01 bản xác nhận quyền sử dụng diện tích đất nông nghiệp
- Tất cả các giấy tờ nêu trên đều có đầy đủ thông tin của người bảo lãnh. Sau đó đưa cho họ ký và đem lên xã/ phường xác nhận.
Người bảo lãnh làm công chức, làm tại doanh nghiệp
- 01 bản xác nhận công việc là gì và thời gian làm
- 01 bản xác nhận đã hoàn thành thuế cá nhân
- 01 bản xác nhận thu nhập trong 3 năm gần nhất (mỗi năm khoảng 350 triệu)
Chứng minh số dư trong tài khoản tiết kiệm
Hồ sơ du học Nhật Bản yêu cầu sinh viên và gia đình chứng minh số dư trong tài khoản tiết kiệm để có thể chi trả chi phí khi đi du học. Yêu cầu phải nộp bản sao chứng minh sổ tiết kiệm đứng tên người bảo lãnh với số dư từ 500 triệu đổ lên.
Giấy xác nhận việc làm (nếu có)
Một số trường hợp học sinh sau khi tốt nghiệp THPT đến thời điểm làm hồ sơ du học Nhật có kinh nghiệm làm việc 06 tháng trở lên thì cần phải làm 01 bản xác thực công việc đã làm trong thời gian đó và phải có chữ ký xác nhận của nơi làm việc.
Hoặc nếu sau khi tốt nghiệp THPT và học lên bậc cao hơn nhưng thời điểm đó không học ngay và bỏ trống, sinh viên cần giải trình rõ trong khoảng thời gian đó đã làm gì.
Lưu ý, mọi thông tin khi làm hồ sơ du học Nhật Bản cần phải đúng sự thật. Nếu bị sai lệch cần phải xin đính chính của cơ quan có thẩm quyền hoặc giải trình lý do vì sao có sự sai lệch đó và xin xác nhận lại.
Kết luận
Việc tuân thủ và hoàn thiện hồ sơ du học không chỉ là nhiệm vụ, mà là một bước tiến quan trọng trong việc định hình tương lai của bản thân. Từng bước đi nhỏ trong quá trình này không chỉ đánh dấu sự chín chắn, mà còn là bước tiến vững chắc trên con đường chinh phục ước mơ du học tại "Đất nước mặt trời mọc" của bạn.
Bài viết trên đây đã giải đáp được câu hỏi hồ sơ du học Nhật Bản bao gồm những gì? Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các bạn sinh viên và quý phụ huynh nắm rõ được các loại giấy tờ khi làm hồ sơ đi du học Nhật để có thể chuẩn bị được tốt nhất. Nếu có thắc mắc cần được tư vấn vui lòng liên hệ với du học Toàn Tâm qua HOTLINE hoặc website để được hỗ trợ nhanh nhất. Chúc bạn thành công trên chặng đường sắp tới của mình!
